POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RHT DIAGNÓSTICO Y SOLUCIONES EMPRESARIALES LTDA
INTRODUCCIÓN:
RHT DIAGNÓSTICO Y SOLUCIONES está comprometida con el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
Por ésta razón adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales y de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa, sus administradores, empleados y funcionarios.
OBJETIVO DE LA POLITICA:
Con el presente documento, RHT garantiza el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales de Uso, Manejo y Protección de Datos, la protección del derecho de Habeas Data que tienen toda persona natural.
Lo anterior, atendiendo las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y los artículos 15, y 20 de la Constitución de la República de Colombia.
DEFINICIONES.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Puede ser escrita o verbal
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)
Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
Titular del dato: Es la persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando RHT, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Responsable del tratamiento: El responsable del tratamiento de la información será RHT con domicilio en la Carrera 70B Nº 112 -35 de la ciudad de Bogotá teléfono (571) 7021531.
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
El tratamiento de datos personales en RHT se realizará según los siguientes principios:
Principio de Libertad: La recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con RHT deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas establecidas para otorgar seguridad a los datos
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS.
RHT realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso) de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por la ley o las entidades públicas para cumplir en especial las actividades propias de su objeto y se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
DEBERES DE RHT
Conforme a la ley 1582 de 2012 y al decreto 1377 de 2013 se describe los deberes de RHT acerca del tratamiento de datos:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario o rectificarla cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Si RHT realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de periodo de seis (6) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
Los titulares de los datos que se hallan recolectado y tratado por RHT tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales, previa identificación de la persona
Solicitar copia de la autorización otorgada
Ser informado por RHT, previa solicitud el uso que ha dado a los datos personales del titular
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por el tratamiento que RHT haya dado y se incurra en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución
Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual, ni se respeten los derechos y garantías constitucionales que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.
PROCEDIMIENTOS
Los Titulares de los datos personales podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de RHT. La información será suministrada directamente al titular de toda la información previa identificación del mismo.
CONSULTAS
La consulta o petición se formulará por medio escrito y debe ir dirigida a la Gerencia Comercial y de Servicio al cliente, radicada en nuestras oficinas, las direcciones se pueden consultar en el siguiente enlace www.rhtconsultores.net o a través de correo electrónico a la dirección protecciondedatos@rhtconsultores.net
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuese posible atender la consulta en dicho periodo, se informará al interesado, comentando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
La petición, o consulta, debe ser presentada con la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
RECLAMOS
La queja o reclamo, que se presente a RHT deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y datos de notificación y las pruebas que se quieran hacer valer. Si la información se encuentra incompleta se requerirá al titular la información adicional para dar trámite a su solicitud dentro de los siguientes seis (6) días a la recepción del reclamo para que subsane las fallas, en caso de que el titular no haga llegar la información faltante en un término de dos meses contados a partir de la notificación que se realizó indicando la información faltante, se dará por entendido que el mismo desiste de interponer dicha solicitud y se archivará.
En caso de que la persona que recibe el reclamo en RHT no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informara de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo y el motivo del mismo, se define como término máximo para atender el reclamo quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 29 de marzo de 2017
Cualquier solicitud respecto a esta política, remitirla a protecciondedatos@rhtconsultores.net